회의 후속 메일 작성 예시와 양식

후속 메일은 회의에서 합의한 내용을 글로 확인하는 메일입니다. 참석자 모두가 같은 할 일 목록을 갖게 되고, 나중에 계획이 바뀌어도 기준이 되는 기록이 남습니다.

가이드 · 읽는 데 약 6분

후속 메일이 필요한 경우

• 고객사, 거래처, 협력사와 미팅한 뒤 서로 합의한 내용을 확인할 때
• 면접이나 첫 미팅 뒤 감사 인사와 다음 단계를 알릴 때
• 내부 회의 결과를 회의에 없던 사람에게 전달해야 할 때

회의가 끝나고 24시간 안에 보내세요. 시간이 지나면 사람마다 기억하는 내용이 달라지기 시작합니다.

거래처용 예시 (격식체)

아래는 가상의 회사 사이의 가상의 미팅입니다. 이름은 모두 지어낸 것입니다.

"정하지 않았습니다. 포함해 주실 수 있을까요?" 문장이 중요합니다. 아무도 약속하지 않은 내용을 빈틈 그대로 두면서 정중한 질문으로 바꿔 줍니다.

팀 내부용 예시 (편한 말투)

후속 메일 양식

메일 앱에 붙여 넣고 대괄호 부분을 채우세요.

제목: [회사명] [날짜] [미팅 주제] 결과 및 향후 일정 공유

[받는 분 이름 직함]께,

안녕하세요. [회사명 부서] [이름]입니다.
[오늘 / O월 O일] 시간 내어 주셔서 감사합니다. 미팅에서 협의한 내용을 아래와 같이 정리해 드립니다.

1. 협의 내용
- [결과 1, 숫자와 날짜는 말한 그대로]
- [결과 2]
- [결과 3]

2. 향후 일정
- [회사/이름]: [할 일], [날짜]까지
- [회사/이름]: [할 일], [날짜]까지
- [정하지 않은 것]: 미팅에서 정하지 않았습니다. 확인 부탁드립니다.

제가 정리한 내용 중 다르게 이해하신 부분이 있으면 말씀 부탁드립니다.

감사합니다.
[이름] 드림

작성 요령

• 제목에 날짜와 주제를 넣습니다. "[예시리테일] 9/8 물류 계약 미팅 결과"처럼 쓰면 나중에 메일함에서 바로 찾을 수 있습니다. "회의 관련"만으로는 찾기 어렵습니다.
• 감사 인사는 한 줄이면 됩니다. 받는 사람에게 필요한 것은 결과입니다.
• 결과는 3~5개로. 더 많다면 회의록을 첨부하고 메일에는 핵심만 적습니다.
• 할 일마다 누가, 언제까지. 다른 회사에 보낼 때는 사람 이름 대신 회사 이름을 써도 됩니다.
• 빈틈은 질문으로. 짐작해서 적으면 서로 다른 약속을 한 셈이 됩니다. 정중하게 물으면 정확한 답이 옵니다.
• 정정 요청 문장을 넣습니다. "다르게 이해하신 부분이 있으면"이라는 한 줄로 메일이 나만의 기록이 아니라 함께 확인한 기록이 됩니다.
• 말투는 관계에 맞게. 거래처, 고객, 윗사람에게는 격식체로, 팀 안에서는 편한 말투로 씁니다.

제목 예시

• [회사명] O/O [미팅 주제] 결과 및 향후 일정 공유
• [공유] [회의명] 결정사항 및 할 일
• O/O 미팅 감사 인사 및 다음 단계 안내
• [확인 요청] [주제] 협의 내용 정리

함께 보면 좋은 가이드

• 할 일·결정사항 정리
• 회의록 양식과 작성법
• 녹취록 받는 방법

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