회의 요약 작성법: 예시와 양식
회의 요약은 회의에 빠진 사람이 2분 안에 내용을 파악하도록 돕는 짧은 정리입니다. 회의록보다 짧고 형식도 가볍습니다.
회의 요약이 맞는 경우
- 팀장이나 동료, 고객이 회의에 빠져서 내용을 알려 줘야 할 때
- 주간 회의가 끝난 뒤 팀 메신저 방에 짧게 공유할 때
- 정식 회의록까지는 필요 없지만 나중에 볼 기록을 남기고 싶을 때
누가 무엇을 약속했는지가 나중에 문제가 될 수 있다면 요약으로는 부족합니다. 할 일·결정사항이나 회의록으로 정리하세요.
작성 예시
아래는 가상의 회의입니다. 회사와 이름은 모두 지어낸 것입니다.
녹취록 일부
한지수: 그럼 워크숍 준비 회의 시작할게요. 장소부터 볼까요? 윤 대리님, 어떻게 됐어요?
윤태오: 가평 연수원이 10월 23일에 가능하다고 해요. 1인당 숙박이랑 식사 포함 12만 원입니다.
한지수: 예산이 1인당 10만 원이라 좀 넘네요.
오세린: 버스를 따로 안 빌리고 카풀로 가면 차이가 거의 없을 것 같아요.
… 이후 25분 …
요약
(주)예시소프트 하반기 워크숍 준비 회의, 10월 6일
회의 주제: 10월 하반기 워크숍의 장소, 예산, 프로그램을 정하는 회의였습니다.
핵심 내용
- 가평 연수원이 10월 23일(금)에 예약 가능합니다. 숙박과 식사를 포함해 1인당 12만 원입니다.
- 예산은 1인당 10만 원이라 2만 원이 넘습니다.
- 버스 대신 카풀로 가면 교통비가 줄어 예산 안에 맞출 수 있다는 의견이 나왔습니다.
- 가평 연수원, 10월 23일 1박 2일로 정했습니다. 교통은 카풀입니다.
- 첫날 오후 프로그램은 팀별 발표로 하기로 했습니다. 둘째 날 프로그램은 아직 정하지 않았습니다.
- 참석 인원은 현재 28명이며, 확정 인원은 다음 주에 다시 확인합니다.
다음 단계
윤태오 대리가 이번 주 금요일까지 연수원 예약을 확정합니다. 둘째 날 프로그램은 다음 회의에서 정합니다.
잡담, 누가 먼저 말했는지, 세부 견적 비교는 뺐습니다. 자세한 내용이 필요한 사람은 회의록을 보거나 직접 물어보면 됩니다.
회의 요약 양식
복사해서 대괄호 부분을 채우세요.
[팀/프로젝트] [회의 이름], [날짜] 회의 주제: [무엇을 위한 회의였는지 한 문장] 핵심 내용 1. [나온 순서대로. 한두 문장] 2. [숫자와 날짜는 말한 그대로] 3. [정해진 것이 있으면 분명하게] 4. [아직 정하지 못한 것] 5. [5~8개로 제한] 다음 단계 [누가 무엇을 언제까지. 두 줄 이내]
작성 요령
- A4 반 페이지를 넘기지 않습니다. 더 길어진다면 요약이 아니라 회의록이 필요한 회의입니다.
- 회의가 흘러간 순서를 따릅니다. 녹음이나 녹취록과 대조하기 쉽습니다.
- 결론을 문장 안에 넣습니다. "장소를 논의함"보다 "가평 연수원으로 정함"이 훨씬 쓸모 있습니다.
- 숫자는 정확하게. "조금 넘음"이 아니라 "1인당 2만 원 초과"처럼 씁니다.
- 정해지지 않은 것은 정해지지 않았다고 씁니다. 짐작으로 채우면 나중에 오해가 생깁니다.
- 당일에 보냅니다. 기억이 생생할 때 받아야 확인도 쉽습니다.
요약과 회의록 비교
| 회의 요약 | 회의록 | |
|---|---|---|
| 읽는 사람 | 회의에 빠진 사람 | 참석자 전원과 나중에 볼 사람 |
| 분량 | A4 반쪽 | A4 1~2쪽 |
| 구성 | 나온 순서대로 핵심만 | 안건별 |
| 참석자 명단 | 없음 | 있음 |
| 담당자·기한 | 다음 단계에 짧게 | 표로 정리 |
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